Antes del advenimiento de la revolución digital, la mayoría de las actividades comerciales, principalmente la contabilidad financiera, solían realizarse a mano con lápiz, lápiz y papel.
Incluso hoy en día, esta metodología tradicional llamada contabilidad manual prevalece entre las entidades comerciales y las empresas.
Este tipo de sistema de contabilidad implica mantener registros de transacciones en forma de libros y diarios que luego se convierten manualmente en un conjunto de informes financieros.
Es importante señalar que no hay diferencia entre las ideas detrás de la contabilidad computarizada y la contabilidad manual. La única diferencia es el medio utilizado para registrar y contabilizar las transacciones.
¿Quiénes utilizan los sistemas de contabilidad manual?
Cualquier empresa u organización requiere un sistema de contabilidad eficiente para recopilar, almacenar y mantener su información financiera.
En el mundo digital actual, las empresas tienen la opción de utilizar sistemas de contabilidad manuales o computarizados o ambos tipos.
Sin embargo, cuando se trata de empresas pequeñas o nuevas, se favorece más el sistema de contabilidad manual. Es porque:
¿Cómo funciona la contabilidad manual?
La contabilidad manual implica principalmente el uso de las siguientes herramientas físicas para registrar y mantener los detalles más mínimos de la información financiera de una empresa.
Bloc de notas y libros
En ausencia de hojas de cálculo y software de computadora como el modo principal de llevar registros financieros, los contables utilizan blocs de papel y libros con filas y columnas.
Generalmente, hay cuatro o más de cuatro columnas impresas, cada una de las cuales está separada por dos líneas consecutivas que recorren la hoja.
La primera columna a la izquierda del artículo está asignada para escribir las fechas. Por lo tanto, la cantidad de espacio que queda para esta columna es estrecha.
En contraste con eso, la segunda columna se emplea para anotar descripciones. En consecuencia, el contador proporciona la mayor cantidad de espacio para esta columna.
Los montos de las transacciones y otros detalles relacionados como las ventas y el inventario y similares se anotan en las columnas restantes.
Los blocs de papel a menudo se imprimen en papel blanco o verde claro con un espacio para anotar cada dígito para que no surjan problemas relacionados con la escritura a mano.
Diarios y libros mayores
Se utilizan para anotar los documentos operativos y financieros finales.
Los diarios y los libros mayores brindan soporte al proceso de contabilidad manual al ayudar al contador a mantener registros separados para diferentes tipos de transacciones.
Por ejemplo, se puede asignar un conjunto de diarios para contabilizar las ventas en efectivo. Por el contrario, otro grupo puede registrar la nómina.
Una vez que se calculan las transacciones de estas cuentas separadas, los resultados se combinan en un asiento de diario en el libro mayor de la entidad comercial.
Ventajas de la contabilidad manual
Aunque se trata de un antiguo sistema de contabilidad, su relevancia en el mundo contemporáneo no se ha vuelto del todo superflua.
Desventajas de la contabilidad manual
A pesar de sus diversas ventajas, no se puede negar que la contabilidad manual tiene algunas limitaciones importantes.
